Dokumentenverfolgung ist immer eine Einheit mit entsprechenden Kamerasystemen. Durch die mechanischen und elektronischen Voraussetzungen, die durch diese Komponenten meistens im Kuvertierer gegeben sind, ist es möglich eine sichere Dokumentenverfolgung innerhalb der Anlage zu gewährleisten.

Die erste Leseeinheit befindet sich im Eingang. Diese Dokumentendaten werden gespeichert. Gleichzeitig bekommt die erste Komponente von der Lesung die Kontrolldaten, die auf dem Dokument aufgedruckt sind, mitgeteilt. Diese Steuerdaten begleiten das Dokument durch die gesamte Anlage. Explizit kann zusätzlich der Feeder mit eingebunden werden Sollte nun ein Fehler bei der Verarbeitung auftreten, wird ein Flag gesetzt und damit das Dokument als fehlerhaft bezeichnet. Kommt eine Gruppe mit einem fehlerhaften Dokument zum Ausgang der Anlage, letzte aktive Komponente, so wird die gesamte Gruppe ausgesteuert.

Jede erfolgreich erfasste Gruppe wird ebenfalls registriert und mit einer Sollliste (Print/Druckauftrag) verglichen. Diese Informationen werden verwendet, um aus dem Verarbeitungsstatus eine sogenannte GAP-Datei zu erstellen. Die GAP-Datei ist die Grundlage für weitere Auswertungen und Verarbeitungen wie Reprint oder Noprint Dateien. Eine auf und absteigende Sequenznummer ist erforderlich, um die Differenzen zu erfassen. Weiterhin wird wie erwähnt eine Sequenznummer benötigt, wenn eine Sequenz, leere Dokumente oder Dubletten erkannt werden sollen. Die letzte aktive Komponente ist in der Regel, dass Aussteuerfach, kann aber auch eine Frankiermaschine oder Sonstiges sein.